Présentation

Bienvenue dans la politique de confidentialité de The Office Crowd.

The Office Crowd respecte votre vie privée et s'engage à protéger vos données personnelles. Cette politique de confidentialité vous informera de la manière dont nous traitons vos données personnelles lorsque vous visitez notre site Web (quel que soit l'endroit d'où vous le visitez) et vous informera de vos droits à la vie privée et de la manière dont la loi vous protège.

Veuillez utiliser le glossaire pour comprendre la signification de certains des termes utilisés dans cette politique de confidentialité.

1. Informations importantes et qui nous sommes

Objectif de cette politique de confidentialité

Cette politique de confidentialité vise à vous fournir des informations sur la manière dont The Office Crowd collecte et traite vos données personnelles via votre utilisation de ce site Web, y compris toutes les données que vous pouvez fournir via ce site Web lorsque vous vous inscrivez à notre newsletter ou achetez un produit ou service.

Ce site Web n'est pas destiné aux enfants et nous ne collectons pas sciemment de données relatives aux enfants.

Il est important que vous lisiez cette politique de confidentialité ainsi que toute autre politique de confidentialité ou politique de traitement équitable que nous pouvons fournir à des occasions spécifiques lorsque nous collectons ou traitons des données personnelles vous concernant afin que vous sachiez pleinement comment et pourquoi nous le faisons. en utilisant vos données. Cette politique de confidentialité complète d’autres avis et politiques de confidentialité et n’est pas destinée à les remplacer.

Contrôleur

Sandyford Holdings Limited, agissant sous le nom de « The Office Crowd », est le contrôleur et responsable de vos données personnelles (collectivement dénommées « TOC », « nous », « notre » ou « notre » dans cette politique de confidentialité).

Nous avons nommé un responsable de la confidentialité des données qui est chargé de superviser les questions liées à cette politique de confidentialité. Si vous avez des questions concernant cette politique de confidentialité, y compris toute demande d'exercice de vos droits légaux, veuillez contacter le responsable de la confidentialité des données en utilisant les coordonnées indiquées ci-dessous.

Coordonnées

Si vous avez des questions concernant cette politique de confidentialité ou nos pratiques en matière de confidentialité, veuillez contacter notre responsable de la confidentialité des données de l'une des manières suivantes :

Nom complet de l'entité juridique : Sandyford Holdings Limited

Adresse e-mail : orders@theofficechaircompany.com

Adresse postale : Olympic Business Park, unité 11-14, Drybridge Rd, Dundonald KA2 9BE

Vous avez le droit de déposer une plainte à tout moment auprès de l'Information Commissioner's Office (ICO), l'autorité de contrôle britannique pour les questions de protection des données (www.ico.org.uk). Nous apprécierions cependant d'avoir la possibilité de répondre à vos préoccupations avant de contacter l'ICO, veuillez donc nous contacter en premier lieu.

Modifications apportées à la politique de confidentialité et votre devoir de nous informer des modifications

Nous révisons régulièrement notre politique de confidentialité. Cette version a été mise à jour pour la dernière fois le 3 janvier 2024.

Il est important que les données personnelles que nous détenons à votre sujet soient exactes et à jour. Veuillez nous tenir informés si vos données personnelles changent au cours de votre relation avec nous.

Liens tiers

Ce site Web peut inclure des liens vers des sites Web, des plug-ins et des applications tiers. Cliquer sur ces liens ou activer ces connexions peut permettre à des tiers de collecter ou de partager des données vous concernant. Nous ne contrôlons pas ces sites Web tiers et ne sommes pas responsables de leurs déclarations de confidentialité. Lorsque vous quittez notre site Web, nous vous encourageons à lire la politique de confidentialité de chaque site Web que vous visitez.

2. Les données que nous collectons à votre sujet

Les données personnelles, ou informations personnelles, désignent toute information sur un individu à partir de laquelle cette personne peut être identifiée. Cela n'inclut pas les données dont l'identité a été supprimée (données anonymes).

Nous pouvons collecter, utiliser, stocker et transférer différents types de données personnelles vous concernant que nous avons regroupées comme suit :

• Les données d'utilisation comprennent des informations sur la façon dont vous utilisez notre site Web, nos produits et nos services.
• Les données techniques incluent l'adresse IP (Internet Protocol), vos données de connexion, le type et la version du navigateur, le paramètre et l'emplacement du fuseau horaire, les types et versions des plug-ins du navigateur, le système d'exploitation et la plate-forme, ainsi que d'autres technologies sur les appareils que vous utilisez pour accéder à ce site Web.
• Les données financières incluent les détails du compte bancaire et de la carte de paiement.
• Les données d'identité comprennent le prénom, le nom de jeune fille, le nom de famille, le nom d'utilisateur ou un identifiant similaire, l'état civil, le titre, la date de naissance et le sexe.
• Les données de contact incluent l'adresse de facturation, l'adresse de livraison, l'adresse e-mail et les numéros de téléphone.
• Les données de transaction incluent des détails sur les paiements vers et depuis vous ainsi que d'autres détails sur les produits et services que vous avez achetés chez nous.
• Les données de profil incluent votre nom d'utilisateur et votre mot de passe, les achats ou commandes que vous avez effectués, vos intérêts, préférences, commentaires et réponses aux enquêtes.
• Les données de marketing et de communication incluent vos préférences en matière de réception de marketing de notre part et de celles de nos tiers, ainsi que vos préférences de communication.

Nous collectons, utilisons et partageons également des données agrégées telles que des données statistiques ou démographiques à quelque fin que ce soit. Les données agrégées peuvent être dérivées de vos données personnelles mais ne sont pas considérées comme des données personnelles par la loi car ces données ne révéleront pas directement ou indirectement votre identité. Par exemple, nous pouvons regrouper vos données d'utilisation pour calculer le pourcentage d'utilisateurs accédant à une fonctionnalité spécifique du site Web. Cependant, si nous combinons ou connectons des données agrégées avec vos données personnelles afin qu'elles puissent vous identifier directement ou indirectement, nous traitons les données combinées comme des données personnelles qui seront utilisées conformément à cette politique de confidentialité.

Nous ne collectons aucune catégorie particulière de données personnelles vous concernant (cela inclut des détails sur votre race ou appartenance ethnique, vos croyances religieuses ou philosophiques, votre vie sexuelle, votre orientation sexuelle, vos opinions politiques, votre appartenance syndicale, des informations sur votre santé et vos données génétiques). et données biométriques). Nous ne collectons pas non plus d’informations sur les condamnations pénales et les infractions.

Si vous ne fournissez pas de données personnelles

Lorsque nous devons collecter des données personnelles en vertu de la loi ou selon les termes d'un contrat que nous avons avec vous, et que vous ne fournissez pas ces données lorsque cela vous est demandé, nous pourrions ne pas être en mesure d'exécuter le contrat que nous avons ou essayons d'exécuter. conclure avec vous (par exemple, pour vous fournir des biens ou des services). Dans ce cas, nous devrons peut-être annuler un produit ou un service que vous avez chez nous, mais nous vous informerons si tel est le cas à ce moment-là.

3. Comment vos données personnelles sont-elles collectées ?

Nous utilisons différentes méthodes pour collecter des données vous concernant, notamment :

• Interactions directes. Vous pouvez nous communiquer votre identité, vos coordonnées et vos données financières en remplissant des formulaires ou en correspondant avec nous par courrier, téléphone, e-mail ou autre. Cela inclut les données personnelles que vous fournissez lorsque vous :

1. participer à un concours, une promotion ou une enquête ; ou
2. abonnez-vous à notre service ou à nos publications ;
3. demander nos produits ou services ;
4. créer un compte sur notre site Internet ;
5. demander à ce que des informations marketing vous soient envoyées ;
6. faites-nous part de vos commentaires ou contactez-nous.

• Technologies ou interactions automatisées. Lorsque vous interagissez avec notre site Web, nous collecterons automatiquement des données techniques sur votre équipement, vos actions et modèles de navigation. Nous collectons ces données personnelles en utilisant des cookies, des journaux de serveur et d'autres technologies similaires. Nous pouvons également recevoir des données techniques vous concernant si vous visitez d'autres sites Web utilisant nos cookies. Veuillez consulter notre politique en matière de cookies [LIEN] pour plus de détails.
• Tiers ou sources accessibles au public. Nous recevrons des données personnelles vous concernant de divers tiers et sources publiques comme indiqué ci-dessous :

Données techniques des parties suivantes :

(a) des fournisseurs d'analyses tels que Google basés en dehors de l'UE ;

(b) les réseaux publicitaires ; et

(c) rechercher des fournisseurs d'informations tels que Google, Yahoo et Bing basés en dehors de l'UE.

• Données d'identité et de contact provenant de courtiers ou d'agrégateurs de données basés à l'intérieur ou à l'extérieur de l'UE.
• Données de contact, financières et de transaction provenant de fournisseurs de services techniques, de paiement et de livraison basés à l'intérieur ou à l'extérieur de l'UE.
• Données d'identité et de contact provenant de sources accessibles au public telles que la Companies House et le registre électoral basé au sein de l'UE.

4. Comment nous utilisons vos données personnelles

Nous n'utiliserons vos données personnelles que lorsque la loi nous le permet. Le plus souvent, nous utiliserons vos données personnelles dans les circonstances suivantes :

• Lorsque cela est nécessaire pour nos intérêts légitimes (ou ceux d'un tiers) et que vos intérêts et droits fondamentaux ne prévalent pas sur ces intérêts.
• Lorsque nous devons exécuter le contrat que nous sommes sur le point de conclure ou que nous avons conclu avec vous.
• Là où nous devons nous conformer à une obligation légale.

En règle générale, nous ne nous appuyons pas sur le consentement comme base juridique pour le traitement de vos données personnelles, même si nous obtiendrons votre consentement avant de vous envoyer des communications de marketing direct de tiers par e-mail ou par SMS. Vous avez le droit de retirer votre consentement au marketing à tout moment en nous contactant.

Finalités pour lesquelles nous utiliserons vos données personnelles

Nous avons présenté ci-dessous, sous forme de tableau, une description de toutes les manières dont nous prévoyons d'utiliser vos données personnelles, et sur quelles bases juridiques nous nous appuyons pour ce faire. Nous avons également identifié quels sont nos intérêts légitimes, le cas échéant.

Notez que nous pouvons traiter vos données personnelles pour plusieurs motifs légaux en fonction de la finalité spécifique pour laquelle nous utilisons vos données. Veuillez nous contacter si vous avez besoin de détails sur le fondement juridique spécifique sur lequel nous nous appuyons pour traiter vos données personnelles lorsque plusieurs motifs ont été exposés dans le tableau ci-dessous.

Marketing

Nous nous efforçons de vous offrir des choix concernant certaines utilisations de vos données personnelles, notamment en matière de marketing et de publicité. Nous avons mis en place les mécanismes de contrôle des données personnelles suivants :

Offres promotionnelles de notre part

Nous pouvons utiliser vos données d'identité, de contact, techniques, d'utilisation et de profil pour avoir une idée de ce que nous pensons que vous pourriez souhaiter ou avoir besoin, ou de ce qui pourrait vous intéresser. C'est ainsi que nous décidons quels produits, services et offres peuvent être pertinents pour vous (c'est ce que nous appelons le marketing).

Vous recevrez des communications marketing de notre part et de celles de tiers sélectionnés si vous nous avez demandé des informations ou acheté des biens ou des services auprès de nous et que vous n'avez pas choisi de ne pas recevoir ces communications marketing.

Désinscription

Vous pouvez nous demander, ou demander à des tiers, de cesser de vous envoyer des messages marketing à tout moment en nous contactant à tout moment.

Lorsque vous refusez de recevoir ces messages marketing, cela ne s'appliquera pas aux données personnelles qui nous sont fournies à la suite d'un achat de produit/service, d'un enregistrement de garantie, d'une expérience produit/service ou d'autres transactions.

Cookies

Vous pouvez configurer votre navigateur pour qu'il refuse tout ou partie des cookies du navigateur, ou pour vous alerter lorsque des sites Web définissent ou accèdent à des cookies. Si vous désactivez ou refusez les cookies, veuillez noter que certaines parties de ce site Web peuvent devenir inaccessibles ou ne pas fonctionner correctement. Pour plus d'informations sur les cookies que nous utilisons, veuillez consulter notre Politique en matière de cookies.

Changement de finalité

Nous n'utiliserons vos données personnelles qu'aux fins pour lesquelles nous les avons collectées, à moins que nous considérions raisonnablement que nous devons les utiliser pour une autre raison et que cette raison est compatible avec la finalité initiale. Si vous souhaitez obtenir une explication sur la manière dont le traitement destiné à la nouvelle finalité est compatible avec la finalité initiale, veuillez nous contacter.

Si nous devons utiliser vos données personnelles à des fins indépendantes, nous vous en informerons et nous vous expliquerons la base juridique qui nous permet de le faire.

Veuillez noter que nous pouvons traiter vos données personnelles à votre insu ou sans votre consentement, dans le respect des règles ci-dessus, lorsque cela est requis ou autorisé par la loi.

5. Divulgations de vos données personnelles

Nous pouvons partager vos données personnelles avec les parties indiquées ci-dessous aux fins énoncées dans le tableau Finalités pour lesquelles nous utiliserons vos données personnelles ci-dessus.

• Des tiers spécifiques tels que Galactic Media Group Limited et Bureau Workspace Limited.
• Tiers internes tels qu'énoncés dans le glossaire.
• Tiers externes tels qu'énoncés dans le glossaire.
• Tiers auxquels nous pouvons choisir de vendre, transférer ou fusionner des parties de notre entreprise ou de nos actifs. Nous pouvons également chercher à acquérir d’autres entreprises ou à fusionner avec elles. Si un changement survient dans notre entreprise, les nouveaux propriétaires pourront utiliser vos données personnelles de la même manière que celle indiquée dans la présente politique de confidentialité.

Nous exigeons de tous les tiers qu'ils respectent la sécurité de vos données personnelles et les traitent conformément à la loi. Nous n'autorisons pas nos prestataires de services tiers à utiliser vos données personnelles à leurs propres fins et leur permettons uniquement de traiter vos données personnelles à des fins spécifiées et conformément à nos instructions.

6. Virements internationaux

Nous garantissons la protection de vos données personnelles en exigeant que toutes les sociétés de notre groupe suivent les mêmes règles lors du traitement de vos données personnelles. Ces règles sont appelées « règles d’entreprise contraignantes ». Pour plus de détails, voir Commission européenne : Règles d’entreprise contraignantes.

Beaucoup de nos tiers externes sont basés en dehors de l'EEE, leur traitement de vos données personnelles impliquera donc un transfert de données en dehors de l'EEE.

Chaque fois que nous transférons vos données personnelles hors de l'EEE, nous veillons à ce qu'un degré de protection similaire leur soit accordé en veillant à ce qu'au moins une des garanties suivantes soit mise en œuvre :

• Nous transférerons vos données personnelles uniquement vers des pays considérés comme offrant un niveau adéquat de protection des données personnelles par la Commission européenne. Pour plus de détails, voir Commission européenne : Adéquation de la protection des données personnelles dans les pays tiers.
• Lorsque nous faisons appel à certains prestataires de services, nous pouvons utiliser des contrats spécifiques approuvés par la Commission européenne qui accordent aux données personnelles la même protection qu'en Europe. Pour plus de détails, voir Commission européenne : Modèles de contrats pour le transfert de données personnelles vers des pays tiers.

Veuillez nous contacter si vous souhaitez plus d'informations sur le mécanisme spécifique que nous utilisons lors du transfert de vos données personnelles hors de l'EEE.

7. Sécurité des données

Nous avons mis en place des mesures de sécurité appropriées pour empêcher que vos données personnelles ne soient accidentellement perdues, utilisées ou consultées de manière non autorisée, modifiées ou divulguées. De plus, nous limitons l'accès à vos données personnelles aux employés, agents, sous-traitants et autres tiers qui ont un besoin professionnel de les connaître. Ils ne traiteront vos données personnelles que sur nos instructions et sont soumis à une obligation de confidentialité.

Nous avons mis en place des procédures pour traiter toute violation présumée de données personnelles et nous vous informerons, ainsi que tout organisme de réglementation applicable, d'une violation lorsque nous sommes légalement tenus de le faire.

8. Conservation des données

Pendant combien de temps utiliserez-vous mes données personnelles ?

Nous ne conserverons vos données personnelles que le temps raisonnablement nécessaire pour atteindre les objectifs pour lesquels nous les avons collectées, y compris afin de satisfaire à toute exigence légale, réglementaire, fiscale, comptable ou de reporting. Nous pouvons conserver vos données personnelles pendant une période plus longue en cas de plainte ou si nous pensons raisonnablement qu'il existe une perspective de litige concernant notre relation avec vous.

Pour déterminer la période de conservation appropriée des données personnelles, nous prenons en compte la quantité, la nature et la sensibilité des données personnelles, le risque potentiel de préjudice dû à une utilisation ou à une divulgation non autorisée de vos données personnelles, les finalités pour lesquelles nous traitons vos données personnelles. et si nous pouvons atteindre ces objectifs par d'autres moyens, ainsi que les exigences légales, réglementaires, fiscales, comptables ou autres applicables.

En vertu de la loi, nous devons conserver les informations de base sur nos clients (y compris les données de contact, d'identité, financières et de transaction) pendant six ans après qu'ils ont cessé d'être clients à des fins fiscales.

Dans certaines circonstances, vous pouvez nous demander de supprimer vos données : consultez vos droits légaux ci-dessous pour plus d'informations.

Dans certaines circonstances, nous anonymiserons vos données personnelles (afin qu'elles ne puissent plus être associées à vous) à des fins de recherche ou de statistiques, auquel cas nous pourrons utiliser ces informations indéfiniment sans vous en informer.

9. Vos droits légaux

Dans certaines circonstances, vous disposez de droits en vertu des lois sur la protection des données concernant vos données personnelles. Veuillez cliquer sur les liens ci-dessous pour en savoir plus sur ces droits :

• Demander le transfert de vos données personnelles.
• S'opposer au traitement de vos données personnelles.
• Demander la correction de vos données personnelles.
• Demander l'accès à vos données personnelles.
• Demander l’effacement de vos données personnelles.
• Demander la limitation du traitement de vos données personnelles.
• Droit de retirer son consentement.

Si vous souhaitez exercer l'un des droits énoncés ci-dessus, veuillez nous contacter.

Aucun frais n'est généralement requis

Vous n'aurez pas à payer de frais pour accéder à vos données personnelles (ou pour exercer l'un des autres droits). Toutefois, nous pouvons facturer des frais raisonnables si votre demande est manifestement infondée, répétitive ou excessive. Alternativement, nous pourrions refuser de donner suite à votre demande dans ces circonstances.

Ce dont nous pourrions avoir besoin de votre part

Nous pouvons être amenés à vous demander des informations spécifiques pour nous aider à confirmer votre identité et garantir votre droit d'accéder à vos données personnelles (ou d'exercer l'un de vos autres droits). Il s'agit d'une mesure de sécurité visant à garantir que les données personnelles ne soient divulguées à aucune personne n'ayant pas le droit de les recevoir. Nous pouvons également vous contacter pour vous demander des informations complémentaires concernant votre demande afin d'accélérer notre réponse.

Délai pour répondre

Nous essayons de répondre à toutes les demandes légitimes dans un délai d'un mois. Parfois, cela peut nous prendre plus d'un mois si votre demande est particulièrement complexe ou si vous avez fait plusieurs demandes. Dans ce cas, nous vous en informerons et vous tiendrons au courant.

10. Glossaire

BASE LÉGALE

L'intérêt légitime désigne l'intérêt de notre entreprise à mener et à gérer notre activité pour nous permettre de vous offrir le meilleur service/produit ainsi que l'expérience la meilleure et la plus sécurisée. Nous veillons à prendre en compte et à équilibrer tout impact potentiel sur vous (à la fois positif et négatif) et sur vos droits avant de traiter vos données personnelles pour nos intérêts légitimes. Nous n'utilisons pas vos données personnelles pour des activités où nos intérêts sont supplantés par l'impact sur vous (sauf si nous avons votre consentement ou si nous sommes autrement requis ou autorisés par la loi). Vous pouvez obtenir de plus amples informations sur la manière dont nous évaluons nos intérêts légitimes par rapport à tout impact potentiel sur vous en ce qui concerne des activités spécifiques en nous contactant.

L'exécution du contrat désigne le traitement de vos données lorsque cela est nécessaire à l'exécution d'un contrat auquel vous êtes partie ou pour prendre des mesures à votre demande avant de conclure un tel contrat.

Se conformer à une obligation légale signifie traiter vos données personnelles lorsque cela est nécessaire au respect d'une obligation légale à laquelle nous sommes soumis.

TIERCES PARTIES

Tiers internes

D'autres sociétés du groupe TOC agissant en tant que contrôleurs ou sous-traitants conjoints et qui sont basées dans l'UE et fournissent des services de marketing, d'informatique et d'administration de systèmes et réalisent des rapports de leadership.

Tiers externes

• Conseillers professionnels agissant en tant que sous-traitants ou responsables conjoints du traitement, notamment des avocats, des banquiers, des auditeurs et des assureurs basés dans l'UE qui fournissent des services de conseil, bancaires, juridiques, d'assurance et de comptabilité.
• Prestataires de services agissant en tant que sous-traitants basés dans l'UE qui fournissent des services de conseil, d'études de marché, de prévention de la fraude, de comparaison de prix, d'informatique et d'administration de systèmes.
• HM Revenue & Customs, régulateurs et autres autorités agissant en tant que sous-traitants ou contrôleurs conjoints basés au Royaume-Uni qui exigent la déclaration des activités de traitement dans certaines circonstances.

Klarna

VOS DROITS LÉGAUX

Vous avez le droit de :

Demander l'accès à vos données personnelles (communément appelée « demande d'accès à la personne concernée »). Cela vous permet de recevoir une copie des données personnelles que nous détenons à votre sujet et de vérifier que nous les traitons licitement.

Demander la correction des données personnelles que nous détenons à votre sujet. Cela vous permet de corriger toutes les données incomplètes ou inexactes que nous détenons à votre sujet, même si nous devrons peut-être vérifier l'exactitude des nouvelles données que vous nous fournissez.

Demander l'effacement de vos données personnelles. Cela vous permet de nous demander de supprimer ou de supprimer des données personnelles lorsqu'il n'y a aucune raison valable pour que nous continuions à les traiter. Vous avez également le droit de nous demander de supprimer ou de supprimer vos données personnelles lorsque vous avez exercé avec succès votre droit d'opposition au traitement (voir ci-dessous), lorsque nous avons peut-être traité vos informations illégalement ou lorsque nous sommes tenus d'effacer vos données personnelles pour respecter la législation locale. Notez toutefois que nous ne serons peut-être pas toujours en mesure de donner suite à votre demande d'effacement pour des raisons juridiques particulières qui vous seront notifiées, le cas échéant, au moment de votre demande.

Vous opposer au traitement de vos données personnelles lorsque nous nous appuyons sur un intérêt légitime (ou celui d'un tiers) et qu'il y a quelque chose dans votre situation particulière qui vous incite à vous opposer au traitement pour ce motif car vous estimez que cela a un impact. sur vos droits et libertés fondamentaux. Vous avez également le droit de vous opposer lorsque nous traitons vos données personnelles à des fins de marketing direct. Dans certains cas, nous pouvons démontrer que nous avons des motifs légitimes et impérieux de traiter vos informations qui prévalent sur vos droits et libertés.

Demander la limitation du traitement de vos données personnelles. Cela vous permet de nous demander de suspendre le traitement de vos données personnelles dans les scénarios suivants :

• Lorsque vous avez besoin que nous conservions les données même si nous n'en avons plus besoin, car vous en avez besoin pour établir, exercer ou défendre des réclamations légales.
• Si vous souhaitez que nous établissions l'exactitude des données.
• Lorsque notre utilisation des données est illégale mais que vous ne souhaitez pas que nous les effaçions.
• Vous vous êtes opposé à notre utilisation de vos données, mais nous devons vérifier si nous avons des motifs légitimes impérieux de les utiliser.

Demander le transfert de vos données personnelles à vous ou à un tiers. Nous vous fournirons, ou à un tiers que vous aurez choisi, vos données personnelles dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine. Notez que ce droit s'applique uniquement aux informations automatisées pour lesquelles vous avez initialement donné votre consentement à notre utilisation ou lorsque nous avons utilisé ces informations pour exécuter un contrat avec vous.

Retirez votre consentement à tout moment lorsque nous comptons sur votre consentement pour traiter vos données personnelles. Toutefois, cela n’affectera pas la licéité de tout traitement effectué avant que vous retiriez votre consentement. Si vous retirez votre consentement, nous pourrions ne pas être en mesure de vous fournir certains produits ou services. Nous vous informerons si tel est le cas au moment où vous retirerez votre consentement.